E-KAIDI : La solution de dématérialisation des démarches administratives

E-KAIDI: La solution de dématérialisation des démarches administratives

Fondateurs

Ansoumane KEITA :

Je suis titulaire d’un master 2 en sécurité informatique obtenu en 2010 à l’université de Limoges et depuis peu, d’un MBA en management de projets de la Sorbonne Business School à Paris.

En cofondant A2A-Expertise, c’est le couronnement de plusieurs années d’expériences passées en travaillant essentiellement sur des projets de digitalisation de procédures métier et de gestion électronique de documents au sein de grandes entreprises françaises et internationales situées dans la région parisienne.

Alhoussény CONDE :

Co-fondateur de la société A2A Expertise, je suis titulaire d’un diplôme d’ingénieur en informatique obtenu en 2011 et récemment d’un MBA en Management de Projets et d’Affaires et stratégie d’entreprise aux Conservatoire Nationale des Arts et Métiers (CNAM) à Paris.

Une dizaine d’année d’expérience pour différents grands groupes français allant des Télécoms à l’immobilier, en passant par l’aérospatial défense et aujourd’hui dans l’énergie.

Nous avons décidé en 2018 après de longues années de travail, de créer notre startup A2A Expertise et lancer notre premier ERP E-KAIDI.

J’ai toujours eu été intéressé par l’entreprendrait et suis spécialement passionné par tout ce qui touche à la conduite du changement, la modernisation des organisations (entreprises, états, administrations, …) et l’analyse et la définition des orientations stratégiques les concernant.

Société : A2A Expertise

A2A Expertise est une Entreprise de Service Numérique (ESN) immatriculée en France depuis 2018.

Partenaire de la modernisation des services de l’Ambassade de Guinée en France dont on a au passif la refonte du site web et l’accompagnement dans l’organisation du 60ème anniversaire.

Nous avons lancé depuis le samedi 05 janvier 2019 la première plateforme pour une administration Ouest-Africaine en générale et Guinéenne en particulier de démarches en lignes avec la totalité de ses services complètement dématérialisée.

C’est un travail dont on est en toute humilité assez fier.

Il faut en effet noter certains pays ou administrations de notre sous-région ouest africaine ont des certaines démarches en ligne, mais aucun avec l’ensemble ses services complètement dématérialisés.

La solution E-KAIDI

Système de gestion de démarches administratives et délivrance de documents sécurisés

Le nom KAIDI provenant de 2 langues nationales guinéennes (le poular et le soussou) signifie tout simplement « Papiers », et « E » pour « électronique ».

E-KAIDI est une solution née de longues années de collaboration entre A2A Expertise et différentes administrations publiques.

Cette collaboration est le fruit d’un constat simple : celui des difficultés rencontrées par les citoyens de plusieurs pays en voie de développement pour effectuer leurs démarches administratives, qu’elles soient au niveau national ou à l’étranger auprès des représentations consulaires (Ambassades et consulats) ; mais aussi des suspicions dont font souvent l’objet les documents délivrés par les administrations et consulats de ces pays.

De ce constat, est née une volonté réelle des 2 fondateurs de A2A Expertise d’offrir une solution de simple, sûre et intégrée à ces administrations pour mieux répondre aux défis qui se présentent à eux.

Il s’agit de proposer aux différentes administrations un système unique de gestion bout en bout de procédures administratives de leurs concitoyens.

E-KAIDI est une solution composée de :

  • Une plateforme web dédiée aux citoyens pour effectuer et suivre en temps réel leurs demandes
  • Une plateforme web dédiée aux administrations pour recevoir et traiter les demandes des citoyens
  • La production de documents et supports sécurisés quasi infalsifiables répondant aux plus hauts standards internationaux en matière de sécurité.
  • Un outil de gestion de file d’attente complètement digitalisé permettant aux administrations d’améliorer les services rendus aux citoyens en évaluant mieux les temps d’attente, les heures de pic et les heures creuses tout en optimisant la gestion du personnel.
  • Un outil de gestion des agendas pour mieux gérer les rendez-vous entre les demandeurs de documents (citoyens et étrangers) et les administrations publiques.

E-KAIDI répond ainsi aux besoins des 4 parties prenantes essentielles

  • Les Citoyens
  • L’administration
  • Les étrangers
  • Les partenaires des différentes administrations

en fournissant une solution simple d’usage, accessible depuis n’importe quel support (pc, tablette, smartphone) en tout temps et tout lieu, de sécurité (un espace personnel pour chaque citoyen, un espace agent pour l’administration, des documents quasi infalsifiables avec des sécurités intégrées aux supports même, une traçabilité et une authentification réalisable pour n’importe quel document délivré par e-KAIDI).

Toute opération effectuée via e-KAIDI est disponible sans limite de temps pour le citoyen, et pour l’administration ; confort pour le citoyen mais aussi et surtout une garantie de la continuité de l’administration.

E-KAIDI permet également à l’administration une gestion de ses recettes, une meilleure connaissance de ses concitoyens à travers des statistiques diverses et variées pourvues en temps réel, une optimisation des performances de leurs services et de leurs agents, etc …

La solution e-KAIDI est un progiciel de gestion intégré (ERP) regroupant 5 modules indépendants mais communiquant entre eux dans le but d’une gestion optimisée par l’administration de ses concitoyens et des entrées sorties sur son territoire.

  • Un module de gestion des documents d’état Civil :
    • Livret de famille
    • Extrait de naissance
    • Acte de mariage
    • Acte de décès
    • Certificat de coutume
  • Un module de gestion des documents de voyage :
    • Titre de voyage
    • Visa et Carte de résidence pour les étrangers
  • Un module de gestion des documents d’identité :
    • Passeport
    • Carte d’identité
    • Carte consulaire
  • Un module de gestion de file d’attente dans les administrations
    • Solution digitalisée de gestion de files d’attentes
    • Disparition du papier dans les salles d’attentes
    • Evaluation temps d’attente, heures de pic et les heures creuses
    • Meilleure gestion des charges du personnel
    • Amélioration services rendus aux citoyens
  • Un module de gestion des agendas des administrations.
    • Agenda interactif de prise de rendez-vous par les citoyens.
    • Actualisation en temps réel
    • Ajout, suppression, annulation, report de rdv
    • Envoi notifications de rappel aux différentes parties prenantes

E-KAIDI après un peu plus de 3 mois d’utilisation

En quelques chiffres, E-KAIDI aujourd’hui c’est en un mois :

  • Plus de 4000 comptes créés,
  • 1000 connexions en moyenne par jour sur le site de l’ambassade de Guinée en France
  • Plus de 5000 demandes effectuées
  • Une augmentation de l’ordre de 270% des demandes ainsi que des recettes de l’ambassade.
  • Des demandes effectuées à travers toute la France à n’importe quelle heure
  • Par conséquence une augmentation importante de la charge du personnel consulaire qui met tout en œuvre pour répondre à l’ensemble des demandes dans les meilleurs délais et être à la hauteur des attentes de ses concitoyens.

Atteinte des objectifs financiers

Pour l’instant A2A Expertise n’est pas encore au niveau de nos objectifs, ni en termes de part de marché, ni en termes financiers ; 2 choses qui vont en général de pair.

La rentabilité financière de A2A Expertise comme toute entreprise de ce secteur est intrinsèquement liée au nombre de clients ainsi qu’à l’ampleur des marchés qu’elle signe.

Il faut rappeler que nous investissons énormément dans la sécurité et la qualité du service et des produits délivrés. Nos plateformes sont disponibles 24h/24 sans interruptions.

Ces différents éléments représentent des coûts fixes énormes qui ne peuvent être amortis avec une seule ambassade ou un seul client.

Toutefois, notre objectif immédiat est de fournir les meilleurs outils, les meilleurs services aux administrations.

En réalité, notre philosophie a toujours été qu’avec un bon produit qui répond à des besoins précis et satisfait les différentes parties prenantes (Administrations, citoyens, partenaires étrangers, …), la rentabilité suivra à un moment ou à un autre d’elle-même.

Aujourd’hui nous ne profitons certes pas encore du fruit du travail réalisé, mais nous sommes ambitieux, croyons à la solution. Et, au vu des résultats obtenus avec l’ambassade et les retours de nos concitoyens, nous sommes encore plus sereins sur la suite.

Les premiers retours de nos concitoyens

Les retours sont dans l’ensemble assez positifs. De nombreux messages d’encouragements, de félicitations et de remerciements surtout venant de nos concitoyens vivant en province et quelques fois même en Iles de France mais dont les horaires de travail ne leur permettent pas de se rendre au consulat en journée.

Donc des retours très positifs.

Il faut par ailleurs reconnaître une certaine impatience de la part de certains autres de nos concitoyens liée aux fortes attentes découlant de leur enthousiasme, mais aussi en raison du fait que tout le monde n’a pas forcement intégré le paramètre multiplicateur du nombre de demandes lié à la facilité d’usage.

En effet, comme on le disait plutôt, la facilité d’usage a fait exploser le nombre de demande de plus de 270% par rapport à l’année dernière. Il s’en suit donc une augmentation proportionnelle de la charge du personnel consulaire, qui depuis a pris de nombreuses mesures pour rendre transparent pour nos compatriotes cette montée de charge et répondre au mieux à leurs attentes.

Une solution duplicable aux autres ambassades et consulats Guinéens

Nous avons mis en place un réseau d’entreprise extensible dans un cloud privé en prévision de cela. Toutes les ambassades, toutes les administrations publiques même celles possédant déjà leur propre réseau privé peuvent être connectées au réseau E-KAIDI.

Il faut aussi rappeler E-KAIDI ne s’exécute pas uniquement en mode SaaS, c’est aussi une solution pour laquelle nous délivrons des licences pour les administrations préférant gérer elles-mêmes leur propre réseau. Nous les accompagnons pendant l’installation, l’exploitation au quotidien et les formations.

E-KAIDI a été pensée et conçue pour des échelles nationales, donc au-delà d’une seule ambassade. La notion de multi-administrations et multi-ambassade y est nativement intégrée.

En réalité aujourd’hui nous bridons volontairement les fonctionnalités de la solution pour la simple raison que le client actuel n’a pas forcément usage de l’ensemble. Mais Oui c’est une technologie duplicable à d’autres ambassade et bien au-delà c’est à dire extensible au niveau national.

Sécurité des données

A2A Expertise a mis tout en œuvre pour protéger au mieux toutes les données transitant dans le réseau E-KAIDI. Il s’agit un réseau local inaccessible depuis internet dans un cloud privé. Les informations circulant dans le réseau passent systématiquement par des canaux sécurisés.

Nous sommes conscients qu’aucun système n’est infaillible et c’est pour cela que nous avons mis en œuvre des moyens considérables sur la sécurité et utilisons des firewalls parmi les meilleurs du domaine pour protéger nos serveurs.

Aussi rappelons pour nos concitoyens qui peuvent à juste titre se poser des questions sur l’utilisation de leurs données, qu’en France tous les acteurs du secteur sont soumis à une nouvelle réglementation la RGPD (Règlement général sur la protection des données) en application le 25 mai 2018. C’est l’une si non la réglementation la plus stricte qui existe aujourd’hui sur la protection des données péronnelles dans le monde.

Les perspectives

Nous sommes très enthousiasmes pour l’avenir.

De nombreux contacts et pistes de collaborations depuis le lancement de la solution.

Nous espérons et souhaitons cependant une implication de l’état afin de donner une dimension encore plus importante à la solution.

En effet, pourquoi allez chercher ailleurs des solutions et compétences que nous avons chez nous.

Notre appel si nous pouvons nous le permettre est avant tout, un appel à la fierté national. Croyons-en nous-mêmes et en nos compétences et ressources nationales.

Nous ne parlons pas de favoritisme bien entendu, mais à compétences égales à une préférence nationale et à une confiance en nos capacités internes et à un rejet de toute sorte de complexe vis-à-vis de ce qui peut venir d’ailleurs.

Mot de remerciement

Nous tenons à remercier en particulier l’Ambassadeur de Guinée en France, Son Excellence Amara Camara qui a fait le choix de faire confiance à une start-up dirigées par des guinéens malgré d’autres offres, mais aussi l’Ambassade de Guinée en Belgique avec laquelle nous travaillons depuis peu.

Nous aimerons que cela devienne quelque chose de banal pour nos dirigeants et pour nous tous guinéens tout simplement.

MERCI.

Contact A2A Expertise

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